Cuando se habla de mantenimiento industrial con personas ajenas al mismo, la opinión acerca de la gestión del mantenimiento con la que solemos encontrarnos, es la de una actividad con nulo (o poco) valor añadido. Algo así como “un mal necesario”.
Si bien esta idea cada vez es menos frecuente, sigue siendo lo suficientemente recurrente como para que sea necesaria alguna aclaración.
Esa idea suele provenir de que, a pesar de que dicha creencia esté cambiando, la imagen del personal de mantenimiento para muchas de las personas que componen la toma de decisiones en las empresas es la de un centro de coste cuya actividad es, en su práctica totalidad, la de arreglar la maquinaria y llevar de paseo por la planta a los inspectores de industria, entre otros.
Cierto es que esta situación es responsabilidad del propio personal de mantenimiento, que o bien no vende de la mejor manera su actividad al resto de grupos de interés de la empresa, o directamente lo único que realiza es, efectivamente, reparaciones correctivas (e inspecciones obligatorias).
Esto sucede en cierta medida incluso en las empresas en las que existe una intención por parte de la dirección de intentar sacar partido del área de mantenimiento, siendo el principal causante del fracaso del intento, una mala estrategia a la hora de acometer el problema de la gestión del mantenimiento.
Uno de los problemas que se encuentra una empresa el momento de comenzar un proceso de mejoramiento de la gestión del mantenimiento es un desconocimiento de las implicaciones del desarrollo e implantación de un nuevo conjunto de procedimientos, estándares, mediciones, actividades, etc. A estos efectos el primero de los errores, es el de tener una idea imprecisa o errónea de qué es exactamente el mantenimiento.
El primer paso que se debe realizar, por tanto, siendo este de vital importancia para el éxito del proyecto, es el de definir de manera precisa qué es el mantenimiento y qué implicaciones tiene dentro de la empresa. Asegurándose en todo momento que todos los integrantes del proyecto tengan una idea clara y común de lo que implica y de lo que se busca con el cambio.
En este aspecto, hay que tener muy en cuenta dos puntos:
- Qué es el mantenimiento DENTRO DE LA EMPRESA.
- Comprensión y consenso en cuanto a esa definición.
El mantenimiento dentro de la empresa.
Lo que se suele hacer en los cursos de mantenimiento industrial a la hora de definir el mantenimiento, es recurrir a una de las definiciones oficiales, generalmente la definición que se realiza en la norma UNE-EN: 13306, que dice:
“Combinación de todas las acciones técnicas, administrativas y gerenciales durante el ciclo de vida de un ítem con el fin de mantenerlo, o restaurarlo, a un estado en el cual pueda desempeñar la función requerida”
Que todo el personal implicado conozca esta definición no es algo negativo, al contrario, es una buena definición de base, desde la cual comenzar el debate. El problema es que, en muchos casos, la “fase de definiciones” del proyecto (la fase en la que, por así decirlo, todo el mundo llega a un consenso de qué significa cada cosa, es decir, se elige un idioma común) se detiene con esta o con otra definición enlatada que, además, suele quedar en el olvido.
Esto no es una crítica a esta, o cualquier otra definición contenida dentro de la normativa técnica, ya que pensamos que el conocimiento de éstas es de enorme utilidad. Lo que estamos tratando de decir es que esta definición, si bien es una excelente base desde la que comenzar a trabajar, no tiene en cuenta las particularidades de la planta en concreto y los objetivos de la empresa en su conjunto. De hecho, el objetivo de una definición de este tipo (normativa) es la de abarcar todos los casos, de ahí su falta de particularización.
Es evidente que no tienen las mismas implicaciones de gestión el mantenimiento que realiza una línea de envasado de productos lácteos, que aquel que realiza una empresa dedicada a la manufactura de grapas. De hecho, no es igual para dos empresas dedicadas exactamente a la misma actividad, ya que pueden tener diferentes clientes, diferentes tiempos de servicio, diferentes estándares de calidad, y un largo etcétera.
Por tanto, lo primero que se deber realizar es una definición del mantenimiento dentro de la empresa, respondiendo a la pregunta de “¿qué implica el mantenimiento dentro del ámbito técnico, organizativo y económico de la planta en concreto?”. Se deben tener en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos:
- Objetivos empresariales.
- Estándares de calidad. Tanto obligatorios como voluntarios.
- Disponibilidad requerida.
- Implicaciones de seguridad.
- Implicaciones con producción.
- Nivel del sector.
Dicha definición debe hacerse por un equipo, dentro del cual es importante que exista algún miembro que posea conocimientos avanzados en gestión del mantenimiento, de manera que sea capaz de mostrar al resto de integrantes la manera en la que, en función de los aspectos citados, se puede obtener un mayor rendimiento del área de mantenimiento.
Existen numerosas herramientas de gestión que pueden servir a la hora de establecer, como por ejemplos los distintos tipos de auditoría de mantenimiento:
Este y otros tipos de herramientas de diagnóstico requieren, para un resultado óptimo, de datos precisos y fiables de un periodo de tiempo relevante. Para que se disponga de este tipo de información, se precisa del mantenimiento de bases de datos de información, para lo que se suelen emplear sistemas GMAO (gestión de mantenimiento asistida por ordenador).
Comprensión y consenso respecto a dicha definición.
Existe el problema de que el idioma común a veces no es hablado por todos los integrantes del proyecto, y lo que para uno significa una cosa, para otro miembro bien puede significar algo diametralmente distinto. Por ello, no es suficiente con realizar una definición precisa de qué implica el mantenimiento, sino que es necesario que dicha definición se publicite, haciendo hincapié en la importancia que tiene el mantenimiento dependiendo del área de la empresa a la que afecte y asegurándose de que todas las partes poseen una idea clara de qué implica el mantenimiento en la empresa y de qué forma puede beneficiarse de él y apoyarlo.
Esto no quiere decir que no puedan existir discrepancias en cuanto a las opiniones en algunos aspectos de la definición, sino de que, a la hora de tratar los temas relacionados con el mantenimiento, todo el mundo debe hablar un idioma común que permita avanzar en la gestión.
Entonces, ¿qué es el mantenimiento?
Nosotros pensamos que, si bien las definiciones de la normativa técnica son ciertas, no existe una definición estática del mantenimiento, ya que cada empresa es distinta tanto técnica, como organizativamente; y va evolucionando con el paso del tiempo. Sin embargo, sí que planteamos unos rasgos no tan técnicos que deben caracterizar a la definición del mantenimiento:
- Deben tenerse en cuenta todos los recursos de la empresa. Es decir, las razones por las cuales es relevante el mantenimiento para cada área y las formas en las que ése puede apoyar y recibir apoyo de los distintos grupos de interés
- Dinamismo: debe ser específica de la empresa en concreto, pero teniendo en cuenta su evolución en el tiempo, siendo susceptible por tanto a cambios durante la vida de la empresa.
- Debe ser conocida por todas las personas implicadas en mantenimiento, de manera indirecta o directa. O personas que puedan verse beneficiadas o beneficiar al área.
- Debe estar orientada a la mejora continua.
Visto lo anterior, y teniendo en cuenta que se busca elaborar un idioma propio con la finalidad de que el área de mantenimiento de apoyo al logro de los objetivos empresariales, es necesario que, en conjunto con la elaboración de este idioma en común, se confeccione el conjunto de objetivos para el área de mantenimiento.
De hecho, la generación de objetivos y la creación del idioma en común son procesos que se retroalimentan, puesto que en el proceso de crear el idioma en común, se necesitan unos objetivos de partida, y, a medida que todas las áreas participan en la confección de dicho idioma, mantenimiento consigue comprender mejor las necesidades de las otras áreas implicadas y ajusta sus objetivos, que, a su vez, modifican el idioma.
Objetivos de mantenimiento.
Si bien es cierto que los objetivos del mantenimiento van a variar dependiendo de numerosos factores, y de a qué área de interacción se refieran. En términos genéricos, el objetivo de mantenimiento puede definirse:
El objetivo principal de mantenimiento es mantener los activos técnicos en el estado que les permita desarrollar la función que tienen asignada dentro de la estructura de producción de la empresa.
En ese sentido, la gestión de mantenimiento ha de estar orientada a la consecución de ese objetivo de la forma más rentable posible dando especial prioridad a la seguridad tanto de los sistemas técnicos como de las instalaciones y personas.
Otro objetivo que se puede deducir del anterior y de todo lo que se ha ido diciendo a lo largo del artículo es el siguiente:
El área de mantenimiento debe tener por objetivo la publicidad dentro de la empresa de la necesidad del área de mantenimiento, no como un centro de coste, sino como un área con el potencial de generar beneficios (vía aumento de la eficiencia).
Por su parte, el desarrollo de la gestión de mantenimiento para lograr lo anterior incluirá, por tanto:
- Gestión de repuestos óptima tanto desde el punto de vista técnico como económico
- Gestión de personal (horarios, formación…)
- Gestión de mantenimiento planificado (preventivo, predictivo…)
- Gestión de cumplimiento de la legislación técnica vigente (mantenimiento de obligado cumplimiento, inspecciones OCA…)
- Gestión del mantenimiento correctivo
- Gestión energética
- Etc
Se trata, por lo tanto de una tarea global enfocada a dar a la empresa una ventaja competitiva derivada de un permanente mantenimiento de la operatividad óptima de los equipos a un coste adecuado, con la consiguiente reducción en costes (técnicos, energéticos, etc), sin olvidarse del necesario apoyo que debe dar al resto de áreas.
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